Personenbezogene Daten erkennen
Umgang mit personenbezogenen Daten, Kundendaten und vertraulichen Informationen in Cloud-KI-Tools.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu zählen Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, IP-Adresse, Fotos, Gehaltsdaten oder Gesundheitsangaben. In einem KMU tauchen solche Daten praktisch überall auf: in Kundenlisten, Bewerbungsunterlagen, Rechnungen, E-Mails oder Terminkalendern. Wichtig ist, dass schon eine einzelne Angabe wie eine E-Mail-Adresse ausreicht, wenn sich daraus eine Person zuordnen lässt. Auch Kombinationen von an sich harmlosen Angaben, etwa Abteilung plus Geburtsjahr, können eine Person eindeutig identifizierbar machen und gelten dann als personenbezogen.
Besondere Kategorien von Daten
Neben den gewöhnlichen personenbezogenen Daten gibt es besonders schützenswerte Kategorien: Gesundheitsdaten, Angaben zu Gewerkschaftszugehörigkeit, politischer Meinung, religiöser Überzeugung, sexueller Orientierung oder ethnischer Herkunft sowie biometrische und genetische Daten. Für diese Daten gelten strengere Regeln, weil ihr Missbrauch besonders schwerwiegende Folgen für Betroffene haben kann. Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag ist die Krankmeldung eines Mitarbeitenden: Diese enthält Gesundheitsdaten und darf nur von befugten Personen eingesehen werden, etwa der Personalabteilung, nicht aber von Kolleginnen und Kollegen ohne dienstliche Notwendigkeit.
Wenn eine Information eine Person erkennbar macht, ist Vorsicht geboten. Im Zweifel gilt eine Angabe als personenbezogen und muss entsprechend geschützt werden.
- Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
- Mitarbeiter- und Kundennummern
- IP-Adressen und Standortdaten
- Fotos und Videoaufnahmen von Personen
- Gesundheits- und Gehaltsdaten als besonders sensible Kategorien
Ein Malerbetrieb führt eine Excel-Liste mit Kundenadressen, Telefonnummern und Notizen zu Zahlungsverhalten. Diese Liste enthält vollständig personenbezogene Daten. Wird sie ungesichert per E-Mail an einen Subunternehmer weitergeleitet, liegt bereits eine Datenschutzverletzung vor, weil unbefugte Dritte Zugriff erhalten könnten.
Für die tägliche Arbeit mit KI-Werkzeugen bedeutet das: Bevor Text in ein Tool eingegeben wird, sollte geprüft werden, ob darin Namen, Kundendaten oder andere personenbezogene Angaben enthalten sind. Viele Mitarbeitende unterschätzen, wie schnell solche Daten unbeabsichtigt in einen Prompt gelangen, etwa wenn eine komplette Kundenmail zur Zusammenfassung eingefügt wird. Ein geschultes Auge für personenbezogene Daten ist daher die Grundlage für jeden verantwortungsvollen Umgang mit KI im Unternehmen.
- ✓Lässt sich eine konkrete Person direkt oder indirekt identifizieren
- ✓Handelt es sich um Kunden-, Beschäftigten- oder Bewerberdaten
- ✓Sind Gesundheits-, Religions- oder Gewerkschaftsangaben enthalten
- ✓Könnte eine Kombination mehrerer Angaben eine Person erkennbar machen
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