Praxisfall: Kundendaten in ChatGPT
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In einem mittelständischen Versicherungsbüro soll ein neuer Mitarbeiter eine Beschwerde-E-Mail eines Kunden schneller beantworten. Um Zeit zu sparen, kopiert er die komplette Original-E-Mail des Kunden inklusive Name, Adresse, Vertragsnummer und Schadensbeschreibung in ein öffentlich zugängliches KI-Chatprogramm und bittet um eine freundliche Antwort. Die KI liefert innerhalb von Sekunden einen guten Textvorschlag, doch der Mitarbeiter hat dabei personenbezogene und vertragsbezogene Daten an einen externen Dienst übermittelt, ohne dass dafür eine Rechtsgrundlage oder Freigabe vorlag.
Warum dieses Vorgehen problematisch ist
Personenbezogene Daten wie Name, Adresse und Vertragsnummer unterliegen dem Datenschutz. Werden sie in ein öffentliches KI-Werkzeug eingegeben, verlässt das Unternehmen die Kontrolle darüber, wo diese Daten gespeichert, verarbeitet oder eventuell für das Training des Modells genutzt werden. Je nach Anbieter und Einstellungen können solche Eingaben außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Ein Versicherungsbüro, das mit sensiblen Vertrags- und Gesundheitsdaten arbeitet, trägt hier ein besonders hohes Risiko, da bereits eine einzelne unbedachte Eingabe zu einem meldepflichtigen Datenschutzvorfall führen kann.
Der Mitarbeiter handelte nicht aus böser Absicht, sondern aus Unwissenheit über die Regeln des Unternehmens und die Funktionsweise der KI. Genau das zeigt, wie wichtig klare interne Vorgaben und eine kurze, aber verständliche Schulung für alle Mitarbeitenden sind, bevor KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag genutzt werden.
Vor der Eingabe in eine KI müssen alle personenbezogenen Angaben entfernt oder durch Platzhalter ersetzt werden, zum Beispiel Kunde A statt echtem Namen und XY-12345 statt echter Vertragsnummer.
- Namen, Adressen und Vertragsnummern vor der Eingabe entfernen
- Nur den allgemeinen Sachverhalt beschreiben, keine Identifizierungsmerkmale
- Prüfen, ob ein freigegebenes, unternehmensinternes KI-Werkzeug genutzt werden muss
- Im Zweifel die IT- oder Datenschutzbeauftragte Person fragen
Der Mitarbeiter hätte schreiben können: Ein Kunde beschwert sich, dass sein Schaden seit vier Wochen nicht bearbeitet wurde. Formuliere eine höfliche, entschuldigende Antwort, die einen nächsten Bearbeitungsschritt innerhalb von fünf Werktagen ankündigt. So erhält er den gewünschten Text, ohne dass reale Kundendaten übermittelt werden.
- ✓Enthält der Text Namen, Adressen oder Kennzeichnungen
- ✓Enthält der Text Vertrags- oder Gesundheitsdaten
- ✓Kann der Sachverhalt auch ohne diese Daten beschrieben werden
- ✓Ist das genutzte Werkzeug für solche Aufgaben freigegeben
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