Praxisfall: Kundendaten in ChatGPT
Interaktive Fallstudien: Kundendaten, KI-Angebote, Bewerberbewertung und mehr — Sie entscheiden.
In einem mittelstaendischen Versicherungsbuero soll ein neuer Mitarbeiter eine Beschwerde-E-Mail eines Kunden schneller beantworten. Um Zeit zu sparen, kopiert er die komplette Original-E-Mail des Kunden inklusive Name, Adresse, Vertragsnummer und Schadensbeschreibung in ein oeffentlich zugaengliches KI-Chatprogramm und bittet um eine freundliche Antwort. Die KI liefert innerhalb von Sekunden einen guten Textvorschlag, doch der Mitarbeiter hat dabei personenbezogene und vertragsbezogene Daten an einen externen Dienst uebermittelt, ohne dass dafuer eine Rechtsgrundlage oder Freigabe vorlag.
Warum dieses Vorgehen problematisch ist
Personenbezogene Daten wie Name, Adresse und Vertragsnummer unterliegen dem Datenschutz. Werden sie in ein oeffentliches KI-Werkzeug eingegeben, verlaesst das Unternehmen die Kontrolle darueber, wo diese Daten gespeichert, verarbeitet oder eventuell fuer das Training des Modells genutzt werden. Je nach Anbieter und Einstellungen koennen solche Eingaben ausserhalb der Europaeischen Union verarbeitet werden. Ein Versicherungsbuero, das mit sensiblen Vertrags- und Gesundheitsdaten arbeitet, trägt hier ein besonders hohes Risiko, da bereits eine einzelne unbedachte Eingabe zu einem meldepflichtigen Datenschutzvorfall fuehren kann.
Der Mitarbeiter handelte nicht aus boeser Absicht, sondern aus Unwissenheit ueber die Regeln des Unternehmens und die Funktionsweise der KI. Genau das zeigt, wie wichtig klare interne Vorgaben und eine kurze, aber verstaendliche Schulung fuer alle Mitarbeitenden sind, bevor KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag genutzt werden.
Vor der Eingabe in eine KI muessen alle personenbezogenen Angaben entfernt oder durch Platzhalter ersetzt werden, zum Beispiel Kunde A statt echtem Namen und XY-12345 statt echter Vertragsnummer.
- Namen, Adressen und Vertragsnummern vor der Eingabe entfernen
- Nur den allgemeinen Sachverhalt beschreiben, keine Identifizierungsmerkmale
- Pruefen, ob ein freigegebenes, unternehmensinternes KI-Werkzeug genutzt werden muss
- Im Zweifel die IT- oder Datenschutzbeauftragte Person fragen
Der Mitarbeiter haette schreiben koennen: Ein Kunde beschwert sich, dass sein Schaden seit vier Wochen nicht bearbeitet wurde. Formuliere eine hoefliche, entschuldigende Antwort, die einen naechsten Bearbeitungsschritt innerhalb von fuenf Werktagen ankuendigt. So erhaelt er den gewuenschten Text, ohne dass reale Kundendaten uebermittelt werden.
- ✓Enthaelt der Text Namen, Adressen oder Kennzeichnungen
- ✓Enthaelt der Text Vertrags- oder Gesundheitsdaten
- ✓Kann der Sachverhalt auch ohne diese Daten beschrieben werden
- ✓Ist das genutzte Werkzeug fuer solche Aufgaben freigegeben
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